Az elmúlt években alapjaiban változott meg az, ahogyan a vállalatok az irodára tekintenek. A korábban megszokott, akár öt-tíz évre szóló bérleti szerződések ma már sok cég számára túl nagy kötöttséget jelenthetnek. A hibrid munkavégzés, a gyorsan változó létszám, a gazdasági bizonytalanság és a költségek kiszámíthatatlansága egyaránt felértékelte a rugalmasságot. Egyre több vállalat ezért nem egyszerűen irodaterületet keres, hanem olyan munkakörnyezetet, amely a cég aktuális igényeihez tud alkalmazkodni.
Az iroda szerepe közben szintén átalakult. Már nem feltétlenül az a hely, ahová minden munkatársnak minden nap be kell járnia, hanem olyan üzleti környezet, amelynek támogatnia kell a hatékony munkavégzést, a csapatok együttműködését és a vállalat növekedését.
Miért veszíthetett vonzerejéből az ötéves vagy tízéves bérlet?
Hosszú időn keresztül az számított biztonságos és kiszámítható megoldásnak, ha egy vállalat évekre előre lefoglalta az irodáját. A hosszú távú szerződés stabilitást adott, és a vállalat pontosan tudhatta, hol és milyen körülmények között működik majd.A mai üzleti környezet azonban jóval gyorsabban változik. Egy vállalat létszáma néhány év alatt akár jelentősen növekedhet vagy csökkenhet, új projektek indulhatnak, üzletágak szűnhetnek meg, miközben a hibrid munkavégzés miatt az sem biztos, hogy ugyanannyi munkaállomásra van szükség, mint korábban.
Egy túlméretezett iroda ilyenkor felesleges kiadássá válhat, míg egy túl kicsi helyiség a növekedést akadályozhatja. Ráadásul egy hosszú távú szerződésből nem mindig egyszerű vagy olcsó idő előtt kilépni. A vállalatok számára ezért a stabilitás mellett egyre fontosabb lett a mozgástér.
Az iroda már nem csak négyzetméter: szolgáltatássá vált a munkakörnyezet
Az irodapiac egyik legfontosabb változása a szolgáltatott irodák térnyerése. Ezeknél a konstrukcióknál a vállalkozás nem pusztán egy üres helyiséget bérel, hanem egy már működő, használatra kész munkakörnyezetet kap.
A bútorozott munkaállomások, a tárgyalók, az internetkapcsolat, az informatikai háttér, a recepció, a takarítás és az üzemeltetés egyetlen szolgáltatás részeként érhető el.
Ez jelentősen leegyszerűsítheti az iroda kialakítását. Nem kell hónapokat tölteni a megfelelő bútorok kiválasztásával, az infrastruktúra kiépítésével vagy a különböző szolgáltatók koordinálásával. A cég lényegében egy kész munkakörnyezetet kap, amelyet azonnal használatba vehet.
Az iroda akkor igazán értékes, ha együtt tud változni a céggel
A vállalatok mérete és működése ma sokkal kevésbé kiszámítható évekre előre. Egy gyorsan növekvő cégnek néhány hónap múlva akár kétszer akkora irodára lehet szüksége, míg egy projekt lezárása után ugyanilyen gyorsan csökkenhet az igény. A szolgáltatott irodák egyik legnagyobb előnye éppen az, hogy ezekre a változásokra könnyebben lehet reagálni.
Ha nő a csapat, további helyiségek vagy munkaállomások válhatnak elérhetővé. Ha pedig csökken az irodaigény, kisebb terület is elegendő lehet. Így a vállalatnak nem kell hosszú éveken keresztül olyan négyzetméterekért fizetnie, amelyekre éppen nincs szüksége. Ez különösen fontos lehet startupok, projektalapon működő vállalkozások és gyors növekedési szakaszban lévő cégek számára. A rugalmasság ezeknél a vállalatoknál már nem kényelmi extra, hanem a működés egyik fontos feltétele.
A gyorsaság is pénzt érhet
Egy hagyományos iroda kialakítása jelentős idő- és energiabefektetéssel járhat. Először meg kell találni a megfelelő ingatlant, majd következhet a tervezés, az átalakítás, a bútorozás, az informatikai infrastruktúra kiépítése és számos egyéb feladat. Mindez akár hónapokig is eltarthat. Egy szolgáltatott irodában ezzel szemben már meglévő infrastruktúra várja a bérlőt.
Ez különösen akkor jelenthet komoly előnyt, ha a vállalatnak gyorsan kell reagálnia egy üzleti lehetőségre. Egy új projekt, egy új csapat vagy akár egy új piac meghódítása esetén nem biztos, hogy érdemes hónapokat várni az ideális munkakörnyezet kialakítására. A gyors költözés így nemcsak kényelmesebb, hanem üzleti előnyt is jelenthet.
Kiszámíthatóbb költségek, kevesebb induló beruházás
A szolgáltatott irodák pénzügyi szempontból is érdekes alternatívát jelenthetnek. Egy hagyományos iroda kialakításánál jelentős egyszeri költséggel kell számolni: bútorok, informatikai eszközök, hálózatépítés, tárgyalók kialakítása, konyha, recepció és egyéb infrastruktúra is szükséges lehet.
A szolgáltatott konstrukcióknál ezek jelentős része már rendelkezésre áll. A havi díj sok esetben magában foglalja többek között a bútorozást, az internetet, a rezsit, a takarítást és az üzemeltetést. Ez egyszerre csökkentheti a kezdeti beruházási igényt és egyszerűsítheti a költségtervezést. A vállalat így nem egy komplett iroda kialakítását finanszírozza, hanem egy már működő munkakörnyezet használatáért fizet.
Nincs két egyforma vállalat – miért lenne mindenhol ugyanolyan az iroda?
A modern vállalatok működése rendkívül sokféle lehet. Van, ahol a munkatársak többsége hibrid rendszerben dolgozik, máshol folyamatosan szükség van tárgyalókra és ügyféltalálkozókra. Egy startupnak teljesen más lehet az igénye, mint egy több száz fős vállalatnak.A szolgáltatott irodák éppen ezért lehetnek vonzóak: a vállalkozás a saját működéséhez igazíthatja az igénybe vett területet és szolgáltatásokat. Lehet szükség több tárgyalóra, nagyobb közösségi térre, professzionális ügyfélfogadásra, adminisztratív támogatásra vagy éppen erős informatikai háttérre. A lényeg, hogy az iroda ne a vállalatot kényszerítse alkalmazkodásra, hanem a munkakörnyezet igazodjon a vállalat működéséhez.
Kevesebb kötöttség, kisebb üzleti kockázat
A rugalmas irodamegoldások egyik legfontosabb előnye, hogy csökkenthetik a hosszú távú elköteleződésből fakadó kockázatokat. Ha változik a gazdasági környezet, átalakul a vállalat működése vagy jelentősen módosul a munkatársak száma, egy rugalmasabb konstrukcióból könnyebb lehet továbblépni. Ez különösen bizonytalanabb piaci környezetben értékes. A rugalmasság így már nem pusztán kényelmi szempont: a vállalati kockázatkezelés részévé vált.Az iroda közben üzleti közösséggé is alakul
A modern irodák szerepe nem áll meg a munkavégzésnél. Egyre több helyen kapnak hangsúlyt a közösségi terek, a szakmai programok és a networking lehetőségek. Ennek különösen a szolgáltatott irodákban lehet jelentősége, ahol különböző méretű és profilú vállalkozások dolgoznak egymás mellett.A mindennapi találkozásokból könnyen kialakulhatnak új üzleti kapcsolatok, közös projektek vagy hosszabb távú együttműködések. Az iroda tehát egyre inkább olyan üzleti környezetté válik, amely nemcsak helyet biztosít a munkához, hanem új kapcsolatokat és lehetőségeket is teremthet.
Kinek lehet különösen jó választás a rugalmas iroda?
A szolgáltatott iroda elsősorban azoknak a vállalatoknak lehet előnyös, amelyek számára fontos a gyors alkalmazkodás, a kiszámítható költség és az, hogy ne kelljen évekre előre meghatározniuk az irodaigényüket.Ilyen vállalkozások lehetnek például:
- gyorsan növekvő cégek;
- startupok;
- projektalapon működő vállalkozások;
- új piacokra belépő vállalatok;
- hibrid munkavégzést alkalmazó csapatok;
- időszakosan változó létszámmal működő szervezetek;
- valamint azok a cégek, amelyek nem szeretnének hosszú évekre egyetlen irodához kötődni.
Nem eltűnik az iroda, hanem teljesen új szerepet kap
A hibrid munkavégzés és a változó üzleti környezet nem feltétlenül az iroda végét jelenti. Sokkal inkább azt, hogy a vállalatok már mást várnak el tőle, mint néhány évvel ezelőtt. Ma már nem feltétlenül az a legfontosabb, hogy mekkora alapterületet tud egy cég hosszú távra kibérelni. Sokkal fontosabb, hogy mennyire képes az iroda támogatni a vállalat aktuális működését és jövőbeli terveit.A gyors költözés, a rugalmas kapacitás, a kiszámíthatóbb költségek, az azonnal használható infrastruktúra és a közösségi szolgáltatások mind ebbe az irányba mutatnak.
A többéves irodabérletek tehát aligha tűnnek el egyik napról a másikra, de a piac egyre világosabban mutatja: a vállalatok számára felértékelődött az alkalmazkodás képessége. A jövő irodája pedig valószínűleg nem az lesz, amelyikhez a cégnek kell alkalmazkodnia, hanem az, amely képes együtt változni vele.
A cikk megjelenését a Regus támogatta.
