A vállalatoknak ma már nem feltétlenül éri meg évekre előre elköteleződni egy iroda mellett. A hibrid munkavégzés, a változó létszám és a kiszámíthatatlan üzleti környezet miatt felértékelődtek azok a megoldások, amelyek a cégek aktuális igényeihez igazodnak. A szolgáltatott irodák kész infrastruktúrát, rugalmasabb területhasználatot és egyszerűbb költségtervezést kínálnak, miközben az iroda szerepe is átalakul: a munkavégzés helye mellett az együttműködés és az üzleti kapcsolatok színtere is lehet.
Miért nem vonzó már mindenkinek az ötéves vagy tízéves bérlet?
Korábban a hosszú távú irodabérlet jelentette a kiszámítható működés egyik alapját. A gyorsan változó piaci környezetben azonban egy vállalat létszáma, projektjei és munkaszervezése akár rövid idő alatt is jelentősen átalakulhat.A hibrid munkavégzés ráadásul sok helyen csökkentette a folyamatosan rendelkezésre álló munkaállomások iránti igényt. A túl nagy iroda felesleges kiadást jelenthet, a szűkös hely pedig akadályozhatja a növekedést. Mivel egy hosszú távú szerződésből nem mindig egyszerű kilépni, egyre fontosabbá válik, hogy a munkakörnyezet együtt tudjon változni a céggel.
Az iroda már nem csupán bérelt terület
Az irodapiac egyik fontos trendje a szolgáltatott irodák térnyerése. Ezekben a konstrukciókban a vállalat nem üres helyiséget kap, hanem azonnal használható, berendezett munkakörnyezetet, amelyhez többek között internet, tárgyaló, recepció és üzemeltetési szolgáltatások is tartozhatnak.Így nincs szükség az iroda teljes kialakításának megszervezésére, a bútorok beszerzésére és a különböző szolgáltatók összehangolására. A cég gyorsabban megkezdheti a munkát, miközben kevesebb adminisztratív feladat hárul rá.
A változó létszámhoz is könnyebb alkalmazkodni
Egy növekvő vállalkozásnak néhány hónap alatt több munkaállomásra lehet szüksége, egy projekt lezárása után viszont csökkenhet az irodaigénye. A szolgáltatott irodák lehetőséget adhatnak arra, hogy a vállalat könnyebben igazítsa a használt területet az aktuális működéséhez.Ez különösen a startupoknak, a projektalapon dolgozó cégeknek és a gyors növekedési szakaszban lévő vállalkozásoknak lehet előnyös. A rugalmasság nemcsak kényelmi szempont: segíthet elkerülni, hogy a cég hosszú időn át kihasználatlan területekért fizessen, vagy éppen helyhiánnyal küzdjön.
A gyors beköltözés üzleti előnyt jelenthet
Egy hagyományos iroda megtalálása, megtervezése, berendezése és informatikai infrastruktúrájának kiépítése hónapokat is igénybe vehet. Egy szolgáltatott irodában ezzel szemben már rendelkezésre állhat a munkakezdéshez szükséges háttér.Ez akkor lehet különösen értékes, ha a vállalatnak gyorsan kell elindítania egy új projektet, bővítenie a csapatát vagy belépnie egy új piacra. A kész infrastruktúra révén az iroda kialakítása helyett a cég az üzleti feladataira összpontosíthat.
Kisebb induló költség, egyszerűbb tervezés
Egy saját iroda kialakítása jelentős kezdeti ráfordítással járhat: bútorokra, informatikai eszközökre, hálózatra, tárgyalókra és egyéb infrastruktúrára is szükség lehet. A szolgáltatott irodák esetében ezek jelentős része már adott.A havi díj a konstrukciótól függően a bútorozást, az internetet, a rezsit, a takarítást és az üzemeltetést is magában foglalhatja. Ez mérsékelheti az induló beruházási igényt, és átláthatóbbá teheti a kiadások tervezését.
Minden vállalatnak más munkakörnyezetre van szüksége
Egy hibrid csapatnak más irodára lehet szüksége, mint egy olyan cégnek, ahol rendszeresek az ügyféltalálkozók, vagy sok tárgyalóhelyiségre van igény. A szolgáltatott irodák előnye, hogy a vállalat a működéséhez igazíthatja a területet és az igénybe vett szolgáltatásokat.A rugalmasság emellett a hosszú távú elköteleződésből fakadó üzleti kockázatokat is mérsékelheti. Ha megváltozik a gazdasági környezet vagy a cég létszáma, egy rugalmasabb konstrukció könnyebb továbblépést tehet lehetővé.
Az iroda közösséget és új kapcsolatokat is teremthet
A korszerű irodák nemcsak a munkavégzéshez biztosítanak helyet: a közösségi terek és a különböző vállalatok közötti találkozások új szakmai kapcsolatokat, együttműködéseket is elindíthatnak. Ez a szolgáltatott irodákban különösen fontos lehet, hiszen többféle profilú és méretű vállalkozás dolgozhat egyazon környezetben.Kinek lehet jó választás a rugalmas iroda?
A szolgáltatott irodák elsősorban azoknak a cégeknek jelenthetnek alternatívát, amelyeknek fontos a gyors beköltözés, a kisebb kezdeti beruházás és az igényekhez igazítható területhasználat. Ilyenek lehetnek a startupok, a gyorsan növekvő vállalkozások, a projektalapon működő csapatok, az új piacra lépő cégek és a hibrid munkavégzést alkalmazó szervezetek.Nem tűnik el az iroda, csak átalakul a szerepe
A hibrid munkavégzés nem feltétlenül jelenti az irodák végét, de megváltoztatja, mit várnak el tőlük a vállalatok. A hosszú távra kibérelt négyzetméterek helyett egyre fontosabb lehet az alkalmazkodóképesség, a gyors rendelkezésre állás, a kiszámíthatóbb költség és az azonnal használható infrastruktúra.A hagyományos bérleti szerződések továbbra is megfelelőek lehetnek sok vállalat számára, a rugalmas irodamegoldások azonban új lehetőséget kínálnak azoknak, akik nem szeretnének évekre előre változatlan feltételekhez kötődni. A jövő irodája így nem feltétlenül a legnagyobb vagy a leghosszabb időre kibérelt helyiség lesz, hanem az, amelyik a legjobban igazodik a cég működéséhez.
A cikk megjelenését a Regus támogatta.
