Az elmúlt években jelentősen megváltozott, mit várnak el a vállalatok egy irodától. A hibrid munkavégzés térnyerése, a gazdasági bizonytalanságok és a munkavállalói elvárások átalakulása egyaránt új irányt szabott az irodapiacnak. Ma már önmagában a kedvező elhelyezkedés és a megfelelő számú munkaállomás nem feltétlenül elegendő: az is meghatározóvá vált, mennyire alakítható a munkakörnyezet, hogyan járul hozzá a dolgozók jóllétéhez, és mennyire képes alkalmazkodni a vállalat változó igényeihez.
Ezzel párhuzamosan az iroda szerepe is átalakult. A korábban elsősorban működési költségként kezelt ingatlan mára a vállalati stratégia részévé vált. A megfelelő munkakörnyezet ugyanis nemcsak a napi feladatok elvégzését befolyásolhatja, hanem a munkatársak elégedettségére, az együttműködésre, a vállalati kultúrára és a hosszú távú üzleti eredményekre is hatással lehet.
A változó üzleti igényekhez igazodó iroda komoly előnyt jelenthet
A mai üzleti környezetben a vállalatoknak egyre gyakrabban kell újragondolniuk működésüket. Bővülhet a létszám, új projektek indulhatnak, átalakulhatnak a munkafolyamatok, de az is előfordulhat, hogy időszakosan kisebb területre van szükség. Ilyen körülmények között előnyt jelenthet, ha az iroda mérete és a hozzá kapcsolódó szolgáltatások nem jelentenek merev kereteket a cég számára.Erre kínálnak megoldást a szolgáltatott irodák, amelyek használatával a vállalkozásoknak nem kell önállóan gondoskodniuk a teljes irodai infrastruktúra kialakításáról. A berendezett munkaterületek mellett tárgyalók, közösségi helyiségek, technológiai megoldások és üzemeltetési szolgáltatások is elérhetők lehetnek egyetlen konstrukció keretében.
A megoldás egyik lényeges előnye, hogy nincs szükség feltétlenül hosszadalmas előkészületekre és jelentős induló beruházásra ahhoz, hogy egy cég professzionális környezetben kezdhesse meg a munkát. A gyors beköltözés mellett az is fontos szempont, hogy a rendelkezésre álló terület és a szolgáltatások a vállalkozás mindenkori szükségleteihez igazíthatók.
A hibrid munkarend új követelményeket támaszt az irodákkal szemben
A munkavégzés módjának átalakulása az iroda funkcióját is új megvilágításba helyezte. Sok vállalatnál a munkatársak nem minden nap dolgoznak együtt személyesen, a csapatok pedig gyakran online egyeztetésekkel és projektalapú együttműködéssel szervezik a feladataikat.Ilyen helyzetben már nem elegendő, ha mindenkinek jut egy íróasztal. Az irodának olyan környezetet kell biztosítania, amely valódi hozzáadott értéket nyújt a személyes jelenléthez. Ehhez egyaránt szükség van az online megbeszélések lebonyolítására alkalmas tárgyalókra, a közös ötletelést segítő terekre, az elmélyült munkavégzéshez megfelelő helyiségekre és a megbízható digitális infrastruktúrára.
A szolgáltatott irodák lehetővé teszik, hogy a vállalatok kész infrastruktúrára támaszkodjanak, és ne kelljen minden új igény megjelenésekor külön beruházásba kezdeniük. A már rendelkezésre álló szolgáltatások a munkaszervezés változásaihoz is könnyebben igazodhatnak.
A megfelelő iroda így nem csupán a jelenlegi működést szolgálja ki, hanem a csapat létszámának, munkarendjének és feladatainak változását is rugalmasabban követheti.
A munkakörnyezet a dolgozói élmény és a vállalati közösség része lett
A távoli munkavégzés lehetősége mellett a személyes találkozások továbbra is fontos szerepet töltenek be a vállalatok életében. Az iroda funkciója azonban egyre kevésbé merül ki abban, hogy helyet biztosítson a számítógépes munkához. Sok szervezet számára inkább a közös tervezés, a tapasztalatcsere, az ötletelés és a csapat összetartozásának erősítése kerül előtérbe.Ehhez a fizikai környezetnek is alkalmazkodnia kell. A természetes megvilágítás, a megfelelő levegőminőség, a kényelmes és ergonomikus bútorok, a csendes munkavégzés lehetősége és a jól kialakított közösségi terek mind hozzájárulhatnak ahhoz, hogy a dolgozók kellemesebb körülmények között töltsék a munkaidejüket.
A wellbeing tehát ma már jóval többet jelent néhány kényelmi szolgáltatásnál. A munkakörnyezet kialakítása a munkatársak közérzetét, motivációját és elégedettségét is befolyásolhatja, ami hosszabb távon a vállalathoz való kötődésben is megmutatkozhat.
A fenntarthatóság az irodaválasztásban is egyre nagyobb súlyt kap
Az energiafelhasználás költségei, a vállalati fenntarthatósági célok és a környezettudatos működés iránti növekvő igény egyaránt hozzájárult ahhoz, hogy az irodák kiválasztásakor a fenntarthatóság is hangsúlyos szemponttá váljon. A korszerű épületgépészeti rendszerek, az energiahatékony megoldások és az intelligens üzemeltetés mérsékelhetik az erőforrás-felhasználást, miközben a fenntartási költségekre is kedvezően hathatnak.A modern szolgáltatott irodák jellemzően professzionális infrastruktúrával rendelkező épületekben működnek. Ez lehetőséget adhat arra, hogy a vállalatok magas színvonalú munkakörnyezetet vegyenek igénybe anélkül, hogy önállóan kellene finanszírozniuk annak teljes kialakítását és üzemeltetését.
A közös használatú infrastruktúra emellett az erőforrások hatékonyabb kihasználását is segítheti. A fenntartható irodai működés így nemcsak környezetvédelmi célokat szolgálhat, hanem a költségek optimalizálásában és a vállalatról kialakult kép erősítésében is szerepet kaphat.
Növekvő különbségek az irodapiacon: előtérbe kerülnek a korszerű megoldások
Az irodapiacon mindinkább elkülönülhetnek egymástól a korszerű, sokoldalúan használható munkaterületek és az elavultabb, nehezen átalakítható irodák. A bérlők döntéseit ugyanis egyre kevésbé határozza meg kizárólag a négyzetméterenkénti bérleti díj.Az épület műszaki állapota, az üzemeltetés kiszámíthatósága, az elérhető szolgáltatások köre és a munkatér alakíthatósága ugyancsak fontos mérlegelési szempont. Emellett az sem elhanyagolható, hogy az iroda mennyire felel meg a munkatársak elvárásainak, illetve mennyire támogatja a hatékony együttműködést.
Ebben a környezetben a szolgáltatott irodák azoknak a vállalkozásoknak is alternatívát kínálhatnak, amelyek egyszerre keresnek rugalmas feltételeket és professzionális munkakörnyezetet.
A jövőben így nem feltétlenül a legnagyobb vagy legimpozánsabb iroda lesz a legvonzóbb választás, hanem az, amely a legjobban képes követni a vállalat működésének és a munkavállalói igényeknek a változását.
Az iroda új szerepe: helyiség helyett teljes munkakörnyezeti megoldás
Az irodapiac átalakulásának egyik legfontosabb következménye, hogy a vállalatok egyre összetettebben gondolkodnak a munkavégzés helyszínéről. A döntés már nem pusztán arról szól, hogy hol működjön a cég irodája, hanem arról is, hogy milyen környezet és szolgáltatási háttér támogatja leginkább a mindennapi feladatokat és a hosszú távú fejlődést.A rugalmasság, a dolgozói jóllét, a fenntartható működés, a digitális infrastruktúra és a professzionális szolgáltatások együttesen alakíthatják a következő évek irodai megoldásait.
A Regus szolgáltatott irodái ehhez a szemlélethez illeszkednek: a hagyományos bérleti konstrukció helyett olyan összetett munkakörnyezetet biztosítanak, amelyben az irodai terület mellett a működéshez szükséges infrastruktúra és szolgáltatások is elérhetők. Akár néhány fős vállalkozásról, dinamikusan bővülő csapatról vagy nagyobb nemzetközi cégről van szó, a cél az, hogy az iroda a mindennapi működés kiszolgálása mellett a további fejlődést is segítse.
A cikk megjelenését a Regus támogatta.
