Valószínűleg neked is ismerős lehet az a szituáció, amikor annyira felgyülemlenek a munkahelyi feladataid, hogy magad sem tudod, hogyan folytasd a napi teendőidet. Ezekben a helyzetekben nem csak a fejünkben uralkodik el a káosz, de általában az íróasztalunkon is, ami valljuk be nem segíti elő a hatékony munkát. Általában ilyenkor kapsz még egy fontos e-mailt a főnöködtől, vagy épp ekkor jön közbe egy sürgős meeting, ami még inkább felborzolja a kedélyeket. Azonban fontos, hogy ezekben a helyzetekben ne ess pánikba, hanem igyekezz egy jól kialakított rendszer alapján kezelni a teendőidet. A munkahelyi teendők hatékony rendszerezése segíthet abban, hogy jobban átlássuk a feladatokat, mindemellett minimalizáljuk a stresszt, ezért elhoztunk néhány lépést, amik segíthetnek javítani a proaktivitásod.
Időbeosztás:
Az időbeosztás rendkívül fontos a feladataink hatékony kezeléséhez. Határozzuk meg, hogy mennyi időt szánunk egy-egy feladatra, így jól be tudjuk illeszteni a napunkba az elvégzendő teendőinket. Fontos az is, hogy legyen elegendő idő a munka végzésére, valamint, hogy tarts apróbb szüneteket, hogy fel tudj frissülni.
Feladatlista kezelése:
Egy feladatlista segíthet rendszerezni a teendőidet, így azokba nem kavarodsz bele, és pontosan tudod, hogy melyik feladat mi után következik. Miután elvégeztél egy feladatot, jelöld meg valamilyen módon, így tudat alatt már érzékeled, hogy folyamatosan és a terv szerint haladsz a feladataiddal, és ezzel motiválni tudod saját magad.
Prioritások meghatározása:
Nagyon fontos, hogy a teendőid között különbséget tudj tenni, és sorba tudd állítani azokat fontossági sorrend, vagy határidő alapján. Ezzel a technikával nem hagysz mindent az utolsó pillanatra, a feladataidra elég idő marad, és a főnöködnek akár hamarabb is el tudod küldeni az adott feladatot, ami garantáltan egy jó pont lesz nála.
Megbeszélések időzítése:
Mindig az utolsó pillanatban kapcsolsz a közelgő megbeszéléseket tekintve, és te vagy az utolsó, aki bekapcsolódik a meetingre? A mai digitális világ nyújtotta lehetőségekkel ennek a problémának már régen véget tudunk vetni. Mindössze annyi a teendőd, hogy a közeljövőben lévő meetingeket beidőzíted a laptopod, vagy a telefonod online naptárába, így az 5-10 perccel a megbeszélés előtt értesítést küld neked, így biztosan nem felejtesz el ezután egy fontos meetinget sem.
Káosz az íróasztalon:
Valaki talán sablonos szövegnek gondolja, de a „rend a lelke mindennek” kifejezés ebben a témában is fontos szempont lehet. Hiszen gondolj csak bele, ha rendetlenség, és káosz uralkodik el az asztalodon, az nem segít hozzá a feladataid átláthatóságához sem, sőt! Egy fontos dokumentum vagy egy emlékeztető cetli könnyen eltűnhet az asztalodon lévő kavalkádban. Úgyhogy hajrá, cikkünk elolvasása után dobd ki a felesleges posztiteket, tedd a tollaidat a helyére, és a két napja az asztalodon hagyott üres kávés bögrédet is ideje eltüntetni.
Ha esetleg csak vágyálom a rendetlen munkahelyi íróasztal, kutass a több ezer állás között a nemrég megújult portálunkon, a Jobinfo.hu-n, töltsd fel CV-det, és nyerj!
